Gage de qualité incontestable, les labels sont bien souvent considérés comme des clés de visibilité. En réalité, toute structure présentant un label est immédiatement perçue comme une entreprise fiable et efficace. Cependant, le processus d’obtention du label qualité n’est pas le même selon le type de structure qui la sollicite. Compte tenu de cette réalité, comment un organisme de formation peut-il acquérir cette certification ?
Label qualité formation : sollicitez un centre de formalités des entreprises
Comme vous le savez certainement, l’obtention d’une certification est loin d’être une simple formalité. En effet, les procédures sont nombreuses et extrêmement chronophages. De plus, fournir un dossier incomplet entraîne irrémédiablement l’échec de tout le process. Par ailleurs, la nouvelle réglementation en la matière rend obligatoire le label Qualiopi pour tout organisme de formation.
Prévue pour entrer en vigueur le 1er janvier 2022, cette réforme implique également quelques procédures plus ou moins lourdes. Afin de vous faciliter la vie, vous pouvez recourir à un centre de formalités pour l’obtention de votre certification. N’hésitez pas à opter par exemple pour des structures comme Formités pour un accompagnement Qualiopi sur mesure : grâce aux conseils de ces professionnels, vous pourrez améliorer votre projet de développement, et par ricochet accroître votre chiffre d’affaires.
Bien connaître la procédure d’obtention du label pour votre organisme de formation
En réalité, la procédure de certification se déroule en deux étapes : une phase d’audit et une phase de suivi. Cependant, il est important de prévoir une période de préparation ainsi qu’une phase de mise en conformité. Notez que ces dispositions préalables peuvent être effectuées seul ou avec l’assistance de structures spécialisées. Concernant la procédure proprement dite, il faut savoir que la phase d’audit se déroule généralement en deux parties. La première étape consiste en un audit d’évaluation sur site qui dure généralement une journée.
Le certificateur vient alors inspecter les locaux de l’organisme de formation. À ce niveau, notez que l’audit se fait quelle que soit la nature du déroulement de la formation. Cela implique aussi bien les prestations en ligne que celles en présentiel. Après l’inspection, le certificateur fera une restitution de son inspection. En cas de non-conformité, l’organisme bénéficie d’un délai allant jusqu’à 6 mois pour se mettre en règle. Après cette phase, la structure de formation sera encore suivie entre le 14e et le 22e mois après les audits.
Quel budget prévoir pour l’obtention du label ?
Comme toute procédure de certification, l’obtention du label qualité impose un investissement financier conséquent. S’il n’est pas possible de donner un budget précis, quelques pistes d’estimation peuvent être exploitées. En effet, il faut savoir que le coût de l’opération dépend surtout de la durée de l’audit. Celui-ci par contre varie en fonction de certains éléments propres à l’organisme de formation. Ainsi, il faudra considérer le chiffre d’affaires de la structure ainsi que le nombre de sites dont elle dispose.
De même, la nature des formations à certifier doit être prise en compte. Ainsi, un organisme ayant un chiffre d’affaires de 75 000 € et disposant d’un seul site nécessitera 1 jour d’audit. En revanche, il faudra compter 7 jours pour une structure disposant de 7 sites actifs. Par contre, la tarification des organismes certificateurs ne se base pas sur les mêmes éléments. Ici, les honoraires sont assez aléatoires et sont laissés à la discrétion du prestataire. Cependant, ils varient généralement entre 800 et 1 200 € par jour d’inspection. Selon la taille de l’organisme, il faudra donc prévoir entre 1 400 et 8 000 € pour l’audit de certification.
Connaître la durée de l’opération
Généralement, la durée du processus d’obtention d’un label qualité dépend du résultat de votre audit. Quoiqu’il en soit, la procédure n’excède pas 6 mois hors période de préparation à la phase d’audit. Si votre audit ne révèle aucune anomalie, l’obtention de votre certification se fera en quelques semaines. En revanche, les cas de non-conformité nécessitent une plus longue durée de traitement. Notez cependant que deux types de non-conformité peuvent être signalés lors d’un audit.
Il s’agit notamment de la non-conformité mineure qui prend en compte un indicateur n’impactant pas sur la qualité des prestations. La non-conformité majeure quant à elle est la non-prise en compte totale ou partielle d’un indicateur du référentiel. Soulignez que l’indicateur mis en cause impacte la qualité de la prestation délivrée par l’organisme de formation. Ainsi, les organismes présentant des cas de non-conformité majeure se font accorder un délai de 3 mois pour leur régularisation. Ceux jugés non-conformes mineurs disposent quant à eux d’une période de 6 mois pour se mettre en règle.
Vous l’aurez compris, l’obtention du label qualité nécessite une procédure spécifique. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, l’idéal serait de recourir à l’accompagnement d’un professionnel.