L’événement hybride est une nouvelle technique pour gagner plus d’audiences. Il s’agit d’un événement à la fois virtuel et physique qui permet d’offrir une expérience commune à deux publics de manière pratique et facile. Mais surtout, c’est un moyen d’ouvrir les portes à un public plus large. Les organisateurs apprécient aujourd’hui de plus en plus les événements hybrides en raison des nombreux avantages qu’ils fournissent. Mais ce type d’événement nécessite une préparation et une organisation bien travaillée pour assurer sa réussite. Voici nos conseils pour vous aider à bien préparer et bien organiser un événement hybride.
Définir les objectifs
Comme tout type d’événement, la première chose à faire pour bien préparer un événement hybride est la définition des objectifs. Cela vous permettra de bien calibrer le format du projet et les éléments qui garantiront son succès. Pour cela, vous devrez déterminer un certain nombre de critères indispensables, entre autres :
- la cible visée
- le moyen de communication envisagé
- le message à transmettre
- la gestion des inscriptions
- le format le plus adapté, etc.
Ces éléments vous aideront à mieux cerner le futur public pour répondre ensuite à leurs attentes.
Soigner le contenu
Un événement hybride ne s’effectue pas uniquement en présentiel. Vous devez aussi vous adresser à un public à distance. Le second objectif est alors de capter l’attention de l’auditoire tout au long de la journée. Pour ce faire, il est essentiel de préparer le programme de la journée en mettant en place u conducteur rythmé. Il faudra trouver la durée idéale des interventions, tout en organisant au mieux l’ordre et l’enchainement de chaque intervenant.
De la même façon, la thématique doit être la plus attrayante possible, tout comme le contenu. Dans l’idéal, misez pour un contenu esthétique et dynamique afin de maintenir l’attention de votre public. Utilisez des vidéos, des jingles, du PowerPoint, des images, etc.
Impliquer les participants
Le public a distance a toujours tendance à décrocher plus facilement. Pour y remédier, il faudra les impliquer à l’événement hybride à travers des outils interactifs. N’hésitez pas à intégrer diverses interactivités dans votre programme pour faire participer votre public virtuel. Tchat, votes, quizz, nuages de mot, ou encore networking sont autant d’outils à utiliser.
Tenir compte des outils techniques
Pour qu’un événement hybride soit plus crédible, la technique doit être impeccable. Ainsi, vous devez tenir compte d’un élément essentiel : le lieu de tournage. Ce dernier correspond à votre plateau télé. Il faudra alors miser sur la scénographie, sur la captation et sur tous les éléments qui se rapportent à la réalisation. Pour faire simple, vous ne devez pas négliger :
- la diffusion des médias
- la gestion des duplex
- la gestion de la traduction, surtout pour le public à distance
- la gestion des interactivités et des fonctions interactives
Par ailleurs, certains points méritent aussi d’être identifiés pour le bon déroulement de l’événement hybride. D’un côté, votre participant doit pouvoir naviguer sur une plateforme ergonomique et fluide. Le but est de maximiser son expérience utilisateur, sachant qu’il sera seul devant son écran. D’un autre côté, faites en sorte que votre événement soit facilement accessible depuis plusieurs pays. Vous pourrez ainsi gagner un large panel d’audience.
En cas de difficulté, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un professionnel pour bien organiser votre événement hybride.