Les logiciels de signature électronique font partie des « gagnants » de la crise de la Covid-19. Si les succès de Zoom et des logiciels de visioconférence sont plus médiatisés, de nombreux entrepreneurs, handicapés par l’interdiction des rencontres physiques sont passés à la signature électronique.
Pourquoi ce succès ? Quels sont les avantages de la signature électronique ? Quelles sont les solutions qui existent sur le marché ? Nous vous détaillons aujourd’hui les avantages de la signature électronique et vous proposons quelques conseils pour faire votre choix.
1. Plus besoin de rencontre physique pour signer un document
La crise de la Covid-19 a accéléré la transformation digitale des entreprises et les processus commerciaux en particulier. De nombreux professionnels se sont retrouvés dans l’impossibilité de rencontrer leurs clients et leurs partenaires pour signer des documents. La signature électronique vous permet de signer un document de manière sécurisée à distance.
Dans le détail, il existe plusieurs niveaux de signature électronique (simple, avancé et qualifié) qui correspondront à des besoins spécifiques. La signature manuscrite est remplacée par une signature digitalisée avec des niveaux de sécurité variés : SMS, email, code, vérification d’identité et encore plus sophistiqué pour les besoins les plus poussés.
La signature s’effectue rapidement grâce à des logiciels spécialisés et vous n’avez plus besoin de rencontrer le signataire.
2. Un espace pour stocker l’ensemble de vos contrats
Les logiciels de signature électronique proposent un « coffre-fort » numérique pour stocker l’ensemble de vos contrats. La signature électronique ne se limite pas aux contrats commerciaux. Elle est très utilisée dans de nombreux secteurs : banque, immobilier, éducation, assurance, ressources humaines ou services achats.
Vous pouvez dire adieu aux documents papier, la signature électronique vous fait gagner du temps et vous permet de stocker dans un seul et même endroit l’ensemble de vos documents légaux.
3. Accélération de la digitalisation des entreprises
La signature électronique ne se limite pas à la simple signature et au stockage de documents. Incorporée dans vos processus commerciaux, achats et RH elle permet de digitaliser tout un pan de votre entreprise.
Plus que la digitalisation, la signature électronique vous permet d’automatiser vos processus. Vous pouvez inclure l’envoi de documents à signer dans des workflow, bénéficier d’alertes et de notifications et effectuer des relances automatiques pour gagner en efficacité.
4. Quelle solution de signature électronique choisir ?
Il existe de nombreux acteurs sur le marché de la signature électronique. Un peu de chauvinisme ne fait pas de mal, parmi les acteurs français, les plus connus sont Yousign et Universign. La solution espagnole Signaturit est également très appréciée. Certains acteurs mondiaux sont également très utilisés en France comme Docusign, Adobe Sign et HelloSign.
Pour faire votre choix, nous vous conseillons tout d’abord d’évaluer votre besoin. Combien de documents pensez-vous signer par mois ? Avez-vous besoin de nombreuses intégrations ? Utiliserez-vous l’API mise à disposition par les logiciels ? Avez-vous besoin d’une signature simple, avancée ou qualifiée ? Enfin, un des critères souvent scrutés par les entrepreneurs, regardez les différences de prix. Les premiers abonnements commencent à 20€/mois environ et certains logiciels proposent une tarification à la signature.
Choisir un logiciel de signature électronique est toujours synonyme de gain de temps et de productivité et très souvent d’une augmentation de votre chiffre d’affaires si vous l’utilisez pour vos processus commerciaux.